La manière dont un mail doit être rédigé diffère en fonction de son destinataire. Si vous désirez écrire un mail professionnel, vous devez respecter certaines règles lors de la rédaction. Découvrez ici règles indispensables pour bien écrire un mail professionnel.
Bien rédiger l’objet du mail
C’est une première étape importante lors de l’écriture d’un mail professionnel. Les mails sans objet sont souvent assimilés à des messages indésirables. De même, L’objet est le texte que lira en premier votre destinataire. Veillez donc à bien soigner son écriture. L’idéal, c’est de faire entre 5 et 7 mots au maximum pour un objet de mail professionnel.
Il doit être explicite, clair, bref et en lien avec le but du courriel. Il doit permettre à votre destinataire de tout de suite comprendre de quoi il s’agit. Idéalement, l’objet d’un mail professionnel est :
- une phrase nominale, c’est-à-dire sans verbe conjugué
- une phrase sans article (un/une, le/la/les)
- une phrase sans mots de liaison.
Il peut également s’agir d’une phrase de 5 à 7 mots.
Utiliser une formule de politesse appropriée
Il est important d’inclure une brève formule de courtoisie à la fin du mail. L’oublier pourrait être perçu comme un manque avéré de politesse. Veillez alors à utiliser les bonnes formules de politesse par mail afin de ne pas manquer de respect à votre destinataire. Aussi, vous devez adapter votre formule à la qualité du destinataire et au contexte de l’échange.
Ainsi, si « Bonne fin de journée ! » est votre formule pour achever un mail à un collègue, « Sincères salutations » ou « Au plaisir de vous revoir » seront plus appropriés pour un mail destiné à un supérieur hiérarchique ou à un client.
Rédiger le corps du mail en pyramide inversée
Un plan en pyramide inversée consiste à entamer son texte par l’information principale du message. L’information principale est la plupart du temps une reprise de l’objet du courriel. Les autres informations apparaîtront ensuite par ordre décroissant d’importance. Ceci permet à votre destinataire de savoir, dès vos premières phrases, ce dont vous voulez lui parler.
Pour ce qui concerne la rédaction, veillez à écrire une idée par paragraphe, avec maximum quatre paragraphes pour un même mail. Chaque paragraphe doit compter entre 3 à 4 lignes. Rédigez le mail avec des phrases courtes reliées entre elles par des mots de liaisons. Privilégiez un langage courant et professionnel. Évitez le jargon trop technique sauf si vous êtes certain d’être sur la même longueur d’onde que votre destinataire.